Teammeetings sinnvoll gestalten

Quelle: www.pexels.com

Haben Sie folgende Situation auch schon einmal erlebt? Sie sitzen bei einem “jour fixe” oder einer allgemeinen Teambesprechung – ob online oder in real life ist dabei vollkommen zweitrangig. Der Abteilungsleiter (m/w) fragt, ob es akute Themen aus den Teams gibt. Die erste Reaktion ist … Trommelwirbel … oh Überraschung … Schweigen. Schlussendlich wagt sich doch ein/e Teilnehmer/in aus der Deckung und bringt ein Thema à la “Es ist kein Klopapier auf dem Personal-WC” auf den Besprechungstisch. Hand auf’s Herz… So unbekannt ist Ihnen das Szenario nicht!

Eines ist jedoch gewiss: Bei der Diskussion geht es mit Sicherheit nicht um das Klopapier. Wir haben eine typische Stellvertreterdiskussion, die tiefergehende Themen im Team verschleiert.

Tanzflächenphänomen

Eigentlich gebührt der Kollegin oder dem Kollegen mit der Klopapierdiskussion unser Dank. Er oder sie sprang nicht nur über seinen/ihren Schatten und gab ein Thema vor, sondern legitimierte den Zweck der gesamten Veranstaltung. Dazu braucht es Mut. Eigentlich agierte der oder Klopapierdiskussioninitiator/in heldenhaft! Nein? Dann erinnern Sie sich doch einmal an die zahlreichen Diskothekenbesuche bei denen alle Besucher/innen an der Bar standen und darauf warteten, dass ein anderer den ersten Tanzschritt machen würde…

Allerdings gibt der erste Tänzer oder die erste Tänzerin auch den Takt vor und so ist es auch in den Meetings. Wenn Sie also wirklich an jene Themen kommen wollen, die das Team beschäftigen, probieren Sie es einmal anders. Übrigens funktionieren die meisten Dinge analog und digital…

Die Tagesordnung

Die meisten Tagesordnungen sind viel zu voll und überladen. Das bringt Stress mit sich. Besonders ungeliebt ist der berühmte Punkt “Allfälliges”, den man auch gerne als “Abfälliges” bezeichnen könnte. Eigentlich handelt es sich um jenen Punkt auf der Tagesordnung, der es den Teammitgliedern ermöglichen soll, das eine oder andere Anliegen vorzubringen, das nicht von der Tagesordnung abgedeckt wird. Leider wird dieser Punkt meist zum Schluss angesetzt, womit die Aufmerksamkeit für wichtige Anliegen schwinden kann. 

Mitarbeiter/innen, die ein Anliegen vortragen wollen, müssen meist damit rechnen, dass ihr Beitrag nicht mehr richtig wahrgenommen wird, weil alle schon mit den Gedanken beim Mittagessen oder ihrer weiteren Arbeit sind. Das mag schon Ok für Sie sein. So können Sie sich die Klopapierdiskussion sparen. Allerdings laufen Sie auch Gefahr, dass wirkliche Themen im Team nicht angesprochen werden und mögliche Konflikte weiterschwelen.

Man könnte ja mal mit dem Punkt “Allfälliges” starten… Aber Vorsicht: Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie über den Punkt “Allfälliges” nicht hinauskommen.

Ein Punkt zum Abarbeiten… die gesteuerte Tagesordnung

Sie können natürlich auch bewusst am Anfang eines Meetings ein Thema bringen, das Ihnen persönlich relativ unwichtig ist, das aber sicher für Diskussionen sorgen wird. Sie werfen also etwas in die Runde, an dem sich die Mitarbeiter/innen im wahrsten Sinne des Wortes abarbeiten können. Beispiel: Wir streichen den Aufenthaltsraum in einer neuen Farbe. Welche Farbe sollen wir auswählen? Die Farbe sollte Ihnen “wurscht” sein. Nachdem man sich auf eine Farbe geeinigt hat, kann man mit anderen Themen arbeiten, die Ihnen wichtiger sind.

Wieso werden in den Meetings die “wahren” Themen selten angesprochen?

Ich versuche eine etwas technische Antwort auf diese Frage zu geben: Das operative Denken der Angestellten setzt andere Schwerpunkte als  das strategische Denken der Führungskraft. Ist diese Diskrepanz zu groß kann daraus ein Gefühl con fehlender Führung und von fehlendem Vertrauen entstehen.

Oder anders formuliert: Die Menschen an der Basis, die Fachkräfte, haben andere Bedürfnisse und Themen als die Führungskräfte. Diese Unterschiede werden jedoch nicht als Bedürfnisse formuliert, sondern münden oft in Schuldzuweisungen (“Wer was nicht macht…”), was unweigerlich zu Konflikten führt. Ein “Nennt-mir-mal-schnell-ein-paar-Themen” für das nächste Meeting führt natürlich auch zu keinem guten Ergebnis.  Gönnerhaft die Möglichkeit zur Mitbestimmung einzuräumen ist meist wenig zielführend.

Zwischenbilanz:

  • Setzen Sie auf wenige wichtige Themen: etwa zwei Themen aus der Abteilung und zwei Themen seitens der Führung
  • Fangen Sie mit Allfälligem an um wichtigen Themen den Platz einzuräumen
  • Setzen Sie Punkte zum “Abarbeiten” an den Beginn
  • Selbst wenn Themen aus der Belegschaft kommen, müssen diese nicht von Relevanz sein. Hier müssen Sie mit Fingerspitzengefühl vorgehen.

Will man den Mitarbeiter*innen echten Raum geben, sollte man noch einen Schritt weiter gehen.

Korbinian ein Chef mit Klasse Jobberie
Meetingstruktur ist wichtig!

Mini-Intervision

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Meetings nur mehr dem Selbstzweck dienen, dann müssen Sie etwas ändern. Vertauen ist nicht so schnell aufgebaut und fehlende Führung kann man selten einfordern. Ein Mittel, um diesen vollkommen unterschiedlichen Umständen Rechnung zu tragen, kann eine Mini-Intervision sein.

“Unter Intervision versteht man eine kollegiale Beratung, die auf Gleichrangigkeit, Freiwilligkeit und Eigenverantwortlichkeit beruht, also eine professionelle und lösungsorientierte Selbsthilfeberatung, bei der sich Gruppengruppenmitglieder gegenseitig beraten.” (Online Lexikon für Psychologie und Pädagogik)

Die Intervision führt dann zum Erfolg, wenn eine tatsächliche Gleichrangigkeit gegeben ist – dies ist jedoch selten der Fall. Schon gar nicht bei hierarchisch geführten Abteilungen und Unternehmen, aber auch nicht bei sogenannten “flachen” Hierarchien. Daher ist es wichtig diese Gleichrangigkeit herzustellen. Dies kann nur passieren, wenn das Meeting in einer Form stattfindet, die bestimmte Faktoren berücksichtigt. (1) Verschwiegenheit (2) Moderation statt Leitung (3) alle Themen müssen Platz haben (4) Abwesenheit der Führungskräfte.

Soll also ein “Jour Fixe” oder ein Teammeeting die Anliegen, Probleme und Anforderungen der Teammitglieder ernsthaft bearbeiten, empfiehlt es sich vor dem eigentlichen Meeting eine kurze “Intervision” zu starten. Diese Intervision hat einzig und alleine die Aufgabe, die Themen für das kommende Meeting und allfällige Anliegen zu beschreiben.

In der gemeinsamen Diskussion werden Themen gesucht und diskutiert, die einer Lösung zugeführt werden sollen. Der/die Moderator/in schreibt die Themen auf und wird die daraus entstehende Tagesordnung so präsentieren, dass kein direkter Rückschluss auf die “Ursprünge” möglich ist.

Steht die Tagesordnung, soll”die Führungskraft” dazu geholt werden. Dies erfordert seitens der Führungskraft natürlich auch die Fähigkeit, sich auf die Themen einzulassen, die einem vielleicht nicht so in den Kram passen. Aber diese Fähigkeit ist notwendig um das Vertrauen der Mitarbeiter/innen  weiter zu gewinnen oder zu festigen. Sollte die Führungskraft dazu nicht in der Lage sein, können die Themen im kontrollierten Dialog erfragt werden (“Habe ich das so und so richtig verstanden…”) und dann gemeinsam bearbeitet werden.

TABU-Wort

Das Tabu-Wort ist eine vollkommen andere Methode um Meetings “spannender” zu gestalten. Eigentlich handelt es sich um eine Version des “Bullshit-Bingos”. Das Tabu-Wort ist eine feine Sache um Diskussionen stringenter zu führen. Es werden Begriffe gewählt oder vorgeschlagen, die in der laufenden Diskussion unbedingt vermieden werden sollten. Gibt es eine Tagesordnung, werden die Tabu-Wörter um die Tagesordnung herum gebaut und dürfen dieser natürlich nicht widersprechen oder die Tagespunkte verunmöglichen.

Wenn es also z.B. um einen Bericht des Controllings geht, wäre das Wort Forecast kein besonders zielführendes Tabuwort – außer man will eine Forecast-Diskussion verhindern. Wenn es um eine Personaldiskussion geht, könnte man das Wort “Kündigung” als Tabuwort installieren. Und ein letztes Beispiel, das den meisten Leser/innen bekannt sein dürfte: Sollte in Meetings immer wieder das Thema Weihnachtsfeier auftauchen, so kann man dieses Wort zum Tabuwort erklären. Die Tabuwörter werden für alle gut sichtbar auf ein White-Board oder ein Flip-Chart vermerkt. Tabu-Wörter sollten auf jeden Fall gemeinsam festgelegt werden.

Einzelne Teammitglieder können die Gelegenheit nutzen, um mit den Tabuwörtern um sich zu werfen. Der Ablauf wird gestört, vielleicht auch um einen Lacher auf Kosten der Moderation zu gewinnen. Aber auch das ist ein Ergebnis, aus dem man Schlüsse ziehen kann. Und gemeinsames Lachen hat noch nie geschadet.

Die Tabuwörter werden gemeinschaftlich ausgewählt und/oder mit entsprechenden “Sanktionen” versehen werden. Wer ein Tabuwort bewusst oder unbewusst einsetzt, muss eine Leistung erbringen. Der Katalog sollte ebenfalls gemeinsam festgelegt werden – und natürlich eine positive Sanktion beinhalten, die keinesfalls zu einem Gesichtsverlust führt. Dies können Kleinigkeiten sein: Protokoll schreiben beim nächsten Meeting (meist ungeliebt), einen Kuchen mitbringen etc.  Dadurch bekommt das TABU-Wort auch einen gewissen teamdynamischen Aspekt. In Zeiten von Covid-19 und Online-Meetings ist der Punkte natürlich etwas schwieriger umzusetzen, aber umso wichtiger.

Von der Sitzung zur Stehung

Zugegeben folgender Tipp mag in Covid-19-Zeiten ein wenig seltsam anmuten, er funktioniert aber auch mit Bildschirmen. Ein ganz einfacher Trick um Meetings zu beschleunigen, besteht darin das Meeting im Stehen abzuhalten. Dadurch wird ein absolute Passivierung der Teilnehmer/innen geringer (Stichwort auf dem Sessel lümmeln oder mit offenen Augen schlafen). Darüber hinaus ist längeres Stehen für viele anstrengend, was auch zu einer Beschleunigung führen dürfte.

Dies sind nur einige Möglichkeiten, wie schon alleine mit dem ändern der Tagesordnung und einigen kleinen Abläufen ein Teammeeting von einer faden Besprechung oder einer Pflichtübung zu einem gemeinsamen Erlebnis wird.


Link und Quellen:

http://lexikon.stangl.eu/4644/intervision/ –  Online Lexikon für Psychologie und Pädagogik

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Seite verwendet Cookies, um die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern. Mit der weiteren Verwendung stimmen Sie zu! Datenschutzerklärung