Großraumbüro: Kann ich!

Ich arbeitete bisher eher in Einzelbüros. Mein letzter Arbeitgeber hatte sein Büro in einer Wiener Altbauwohnung im 1. Bezirk. Klingt zunächst toll! Maximal 4 Kolleg*innen befanden sich in Hör- und Sichtweite. Wenn alle telefonierten, konnte dies schon ganz schön herausfordernd sein.

Konzentration eines Eichhörnchens

Auch habe ich Großraumbüroerfahrung sammeln dürfen. Gott sei dank ist das schon länger her. Allerdings brannte sich diese Erfahrung so sehr in mein Hinr, dass mir der Artikel von Jessica Wagner auf zett sehr willkommen war.

Vor allem der g‘schmackige Titel „So überlebst du im Großraumbüro“ war für mich ausschlaggebend, mich erneut mit diesem Thema zu beschäftigen. Ich dachte mir: „Tipps, die in einem bienenstockartigen Großraumbüro helfen, können für kleinere Einheiten nicht unspannend sein“. Vor allem gehöre ich sicher nicht zu jenen Menschen, die über die „Konzentrationsfähigkeit eines Eichhörnchens“ verfügen, wie Wagner schreibt … aber dennoch ist es nicht immer einfach in einem Büro zu arbeiten in dem das Telefon zu den wichtigsten Werkzeugen gehört – vor allem bei Terminen, Kaltakquise und anderen Themen.

Die Industrialisierung des Büros

Das Großraumbüro scheint irgendwie ein Überbleibsel aus der industriellen Revolution zu sein; auch wenn die Erfindung solcher Büros eigentlich auf die 50er und 60er Jahre des 20. Jahrhunderts zurückgeht – und zeitlich nichts mit der industriellen Revolution zu tun hat…

Ich habe bei so einem Arbeitsplatz immer den Eindruck, als sollten die Produktionsstraßen, die weiland in großen Industriehallen eingerichtet wurden, auch auf die Büroarbeit umgelegt werden. Da ändern die hübschen Kojen und die Begrünung mit Gummibäumen wenig.

Großraumbüros bieten den Mitarbeiter*innen kaum Vorteile

In der Tat sind die meisten Studien sich mehr oder weniger einig, dass Großraumbüros eigentlich mehr Vorteile für das Unternehmen, das die Arbeitsplätze zur Verfügung stellt, bieten als für die Mitarbeiter*innen, die in diesen Strukturen arbeiten sollen. Stellvertretend sei die Diplomarbeit von Sabrina Mayer an der Universität Wien genannt. Sie untersuchte unter dem Titel „Besprechungsraum vs. Kaffeeküche – Stellenwert und Gegenüberstellung der formellen und informellen Kommunikation in Unternehmen“ die unterschiedlichen Kommunikationsebenen in Unternehmen. Dabei untersuchte Sie 5 sehr große österreichische Unternehmen. Drei kommen aus dem Lebensmittelhandel und zwei aus dem Möbelbereich. Auffallend ist, dass das Großraumbüro noch immer sehr positiv bewertet wird. Oder wie Mayer sich ausdrückt: „Auffallend dabei ist, dass Unternehmen D auch das Großraumbüro an sich als Möglichkeit zum informellen Austausch betont.“ (Mayer; 2015; Seite 81)

„(…)“Wenn Sie Großraumbüros hassen, ist die Wissenschaft auf Ihrer Seite. Es hat sich nämlich herausgestellt, dass sie für die darin arbeitenden Menschen schlecht sind – und zwar für Intros und Extros gleichermaßen. Vor ein paar Jahren nahmen Forscher Großraumbüros unter die Lupe und kamen zu dem Ergebnis, dass sie Produktivität verringerten, die Stressbelastung der Mitarbeiter erhöhten, die Fluktuation steigerten, die Verbreitung von Krankheitserregern begünstigten und sogar den Blutdruck der Mitarbeiter steigen ließen. Des Weiteren kamen die Wissenschaftler zu dem Ergebnis, dass sich die Mitarbeiter unter diesen Arbeitsbedingungen verunsichert fühlten und dass die Wahrscheinlichkeit von Unfällen und Konflikten höher einzuschätzen sei.“

(Joan Pastor; 2014; Seite 71)

Kein guter Befund. Als zu groß werden die Störungen, die Geräuschkulisse und die allgemeinen Beeinträchtigungen wahrgenommen. Das oft beschworene Teamfeeling und die kurzen Kommunikationswege finden auch nicht immer statt, weil man in Großraumbüros – schon alleine aus Rücksicht auf die anderen Kolleg*innen – weniger redet.

Shared Desks als besondere Form der Großraumbüros

Vor allem das neue Thema „Shared Desks“ kann ein herausforderndes sein. Beim „Shared Desks-Prinzip“ gibt es keine fixen Arbeitsplätze und Schreibtische mehr. Die Mitarbeiterinnen suchen sich einen Platz in der Früh, der gerade frei ist, breiten sich während der Arbeitszeit aus und räumen dann ihre persönlichen Dinge am Abend wieder in einen Spind. Die „Erste Bank“ praktiziert dieses System auf ihrem Campus am Wiener Hauptbahnhof mit unterschiedlich farblich gekennzeichneten Bereichen: je nachdem wie viel „Ruhe“ der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin braucht. In speziellen Führungen stellt man die Vorzüge dieser Arbeitsweise sogar in den Vordergrund. Auch andere Banken – wie zum Beispiel die „Bank Austria“ – ziehen nach. Der Vorteil für die Unternehmen: Man braucht bei Shared Offices weniger Platz für seine Mitarbeiter*innen, da immer einige fehlen (Krankenstand, Urlaub, Termine oder Home Office). Gleichzeitig soll die Auslastung der bestehenden Plätze höher sein – ganz zu schweigen, dass es natürlich ganz toll für die Teamarbeit sein soll.

Der Geschäftsführer des Beratungsunternehmens „t.o.c“ Ewald Stückler sieht diese Shared Offices in einem Standardinterview sehr kritisch:

„Bei Shared Desks bin ich zweigeteilt: Es gibt durchaus Bereiche, da macht es Sinn. Aber dass man Mitarbeiter des Innendienstes oder aus der Verwaltung auf eine tägliche “Reise nach Jerusalem” schickt, finde ich nicht sinnvoll. Wenn man in der Früh schon Stress hat, weil man nicht weiß, wo man sitzen wird, dann ist das extrem belastend. Das kann zur Vereinsamung führen.“

Der Standard: Wenn das Großraumbüro zur Reise nach Jerusalem wird.

Weitere, oft angesprochene, Probleme sind der Lärm, das Fehlen jeglicher Privatheit, fehlende Rückzugsmöglichkeiten usw. Gerade bei Desksharing ist das Thema „Individualität“ und „Kreativität“ oft ein Problem. Während die klassischen Bürokojen die Möglichkeit privater Gestaltungsmöglichkeiten bieten (Pflanzen, Zeichnungen der Kinder, lustige Bürosprüche und Comics) ist dies bei Shared Desks nicht mehr möglich, da immer alles weggeräumt werden muss. Auch territoriales Denken und Markierungen des eigenen Wirkungsbereiches – frei nach dem Motto: „My Desk is my Castle“ – sind im wahrsten Sinne vom (Schreib)tisch und wenig erwünscht bei Shared-Desks-Büros.

Shared Desks für Gewohnheitstiere

Allerdings sind wir Menschen Gewohnheitsstiere. Bei „freier (Schreib)Platzwahl“ ist es so, dass sich schnell Gewohnheiten einschleifen und die meisten Mitarbeiterinnen immer wieder die selben Plätze zu ergattern suchen. Allerdings zeigt die freie Platzwahl auch, wer „dazu“ gehört und wer nicht. Unbeliebte Mitarbeiterinnen können durch das Spiel der freien Arbeitsplätze noch mehr an den Rand gedrängt werden… oder wie es bei uns zuhause immer wieder umschrieben wurde:” Jede Kuh findet ihren Platz im Stall.”

Dies muss jedoch nicht der Fall sein. Es kommt natürlich auf das gelebte Miteinander des Großraumbüros an. In einer Diplomarbeit zum Thema Unternehmenskommunikation und Arbeitsplatzzufriedenheit am Beispiel des REWE-Konzerns in Wiener Neudorf wird genau das Thema Großraumbüro als positives Beispiel für eine offene Kommunikation unter den Kolleg*innen erlebt, was aber auch daran läge, dass die unmittelbaren Vorgesetzten ebenfalls ihren Arbeitsplatz im Großraumbüro haben. (vgl. Grosic, Dalila (2015)

Ist diese Unternehmenskommunikation kein Thema, kann das Arbeiten in einem Großraumbüro zumindest sehr unangenehm werden. Was kann man also in Großraumbüros – speziell wenn man im Bereich „Shared Desks“ arbeitet – tun, damit die Arbeit nicht zur Hölle wird…

Tipps um Shared-Office und andere Großraumbüros durchzustehen

(0) Was kann ich ändern? Was nicht?

Es bringt wirklich wenig, sich über Dinge aufzuregen, die Sie eh nicht ändern können. Sie verschwenden damit Energie, die Sie anders einsetzen können. Das bedeutet nicht, dass Sie nicht versuchen sollten, Dinge zu ändern. Aber Sie werden kaum Ihrem Arbeitsplatz im Großraumbüro entkommen. Machen Sie eine Liste der Dinge, die Sie stören, die Sie jedoch nicht ändern können. So können Sie gut visualisieren, ob Sie sich nicht verändern müssen. Denn eines ist klar: Ihr Unternehmen wird sich nicht aufgrund Ihrer persönlichen Vorlieben neu erfinden.

(1) Fang bei dir an!

…ist der Spruch auf einem Blechschild, das ich jahrelang auf meinem Schreibtisch stehen hatte. In der Tat: An der eigenen Einstellung zu arbeiten, ist schon mal ein wichtiger Schritt. Ich bin nicht allein. Rücksicht auf andere nehmen – und für sich selbst einfordern, sollte Teil der Unternehmenskultur sein.

Dies gilt für alle Bereiche, die dem persönlichen Wohlbefinden im Büro unterstellt sind. Im Einzelbüro ist es kein Problem seine Schuhe auszuziehen, den Körperfunktionen freien Lauf zu lassen („Was raus muss, das muss raus…“) und sich stundenlang mit Mutti über das bevorstehende Familienessen zu unterhalten oder lautstark die letzte Geburtstagsparty Revue passieren zu lassen – selbstverständlich inklusive Einzelkritik der anwesenden Gäste. Auch ist es wurscht, welche Räucherstäbchen ich einsetze – oder welches mein Lieblingsradioprogramm ist, das nur dazu dient, mir das Gefühl zu geben nicht ganz so alleine zu sein. Sobald ich mit nur einer Person das Büro teile, werden alle diese Themen zum Verhandlungs- oder eventuell zum Streitthema.

(2) Partner*innen wählen

Vor allem im „Shared-Desk“-Bereich ist dies einfacher umzusetzen. Suchen Sie sich jene Kolleg*innen aus mit denen Sie gerne arbeiten. Das ist jetzt eine Binsenweisheit, aber setzen Sie es einmal wirklich um. Je öfter sich Leute sehen, desto sympathischer werden sie sich. Es braucht seine Zeit bis Barrieren abgebaut werden und Kolleg*innen sich öffnen.

Der Vorteil eines Großraumbüros kann ja auch sein, dass man verschiedene Konstellationen ausprobiert. Man kann auch Schreibtische tauschen etc. Wichtig ist: Umgeben Sie sich mit Leuten mit denen Sie gut arbeiten können. Die Betonung liegt auf „gut arbeiten“ und nicht auf möglichen Sympathiewerten. Idealerweise erfüllen Ihre Kolleg*innen beide Faktoren.

Ein kleiner Test: Wenn Ihr der Raketenstart, den Sie als Klingelton auf Ihrem Handy eingestellt haben, niemandem auf die Nerven geht, ist Ihr Bürokollege ein absoluter Phlegmatiker mit dem Erregungspotenzial eines Betonmischers ist – oder wenn er oder sie findet Ihre kleine Macken einfach liebenswert.

(3) Reden und kommunizieren – nicht quatschen

Der Flurfunk ist wichtig für das gemeinsame Erlebnis Büro. Allerdings sollte man sich in einem Großraumbüro überlegen, ob jedes Gespräch mit Kolleginnen wichtig ist. Auch Telefonate mit der oder dem Herzallerliebsten interessieren Ihre Kolleg*innen wahrscheinlich eher weniger – es sei denn, dass Sie dem Büromarkt gleich signalisieren wollen, dass Sie für Bürotechtelmechtel nicht verfügbar sind.

Kommunizieren Sie nur, wenn es für die Arbeit wichtig ist. Tratschereien sollten Sie, der lieben Kolleg*innen wegen, vielleicht in die Pause verlegen – Rauchpausen sind ja mittlerweile sowieso nur mehr Outdoor möglich – und was die private Kommunikation betrifft… da nehmen Sie sich bitte ein Beispiel an Ihren Kids, die meistens via Whats App oder anderen Messengerprogrammen lautlos kommunizieren. Die gute alte SMS ist ja auch noch eine Alternative.

(4) Kommunizieren Sie auf Augenhöhe und nicht durch das Büroarbeit

In vielen Büros werden Fragen, Arbeitsanweisungen etc. durch das Büro gerufen. Das ist ja auch praktischer. Je größer das Büro ist, desto schwieriger ist dies. Stehen Sie auf (Bewegung tut eh gut) und gehen Sie zur Koje oder zum Schreibtisch Ihrer Ansprechperson. Das schafft Vertraulichkeit, ist leiser und angenehmer.

(5) Die anderen sind schuld! Was kann ich tun?

Ich persönlich nutze ganz gern bei Recherchen und beim Erstellen von Bewerber*innenprofilen und anderen Schreibarbeiten Kopfhörer und lausche meiner Lieblingsmusik – und zwar auf einem Level, dass ich noch ansprechbar bin. Der Vorteil ist jedoch nicht nur, dass man die Geräuschkulisse positiv gestalten kann, man signalisiert durch die Kopfhörer natürlich auch, dass man an etwas arbeitet und dass man sich konzentrieren will. Menschen, denen das noch zu wenig ist, können es mit Noise-Cancelling-Kopfhörern versuchen.

Als ich meine Matura ablegte, nahm ich zur Unterstützung meiner Konzentration gelbe Schaumstoffohrenstöpsel mit… Für mich eine tolle Möglichkeit meine Konzentration zu steigern, vor allem da man in einem Raum mit sehr vielen Prüflingen saß – und es doch eine gewisse Geräuschkulisse gab.

Es wird Sie nicht wundern, dass dieses kleine Ereignis in der Maturazeitung gegen mich verwendet wurde (Stichwort Hirn quoll aus den Ohren raus… oder so ähnlich). Aber wem es hilft… Allerdings sollte man das auch intern ausmachen. Wer Kopfhörer aufhat, ist im Moment nicht ansprechbar… Andere Kommunikationsregeln erleichtern ebenfalls den Tag. Private Telefonate werden auf dem Flur getätigt etc. Sollten Sie diese Regeln nicht individuell ausmachen können, regen Sie vielleicht ein Teammeeting an.

(6) Organisieren Sie sich Rückzugsorte

Das bringt uns zum Thema Rückzugsorte: ob Kaffeeküche, Balkon, Raucherecke, Wasserspender, Meetingraum, Kantine oder notfalls das WC – nutzen Sie räumliche Gelegenheiten, je nach Charakter des Gesprächs oder der Situation. Sie glauben ja gar nicht, wie oft ein Besprechungszimmer leer ist oder wie ein Tratscherl im Stiegenhaus durchaus nett sein kann. Ihre Kolleg*innen werden es danken. Brauchen Sie mal Pause oder wollen Sie für sich allein sein. Machen Sie es genauso. Ein Bekannter von mir zog sich auf den stillsten Ort im Haus zurück und machte am WC kleine autogene Übungen…

(7) Teamrituale einbauen

Dieser Tipp richtet sich natürlich an die Führungsebenen. Aber es kann nicht schaden, gewisse Teamrituale einzuführen, wie zum Beispiel eine morgendliche „Stehung“ in der Kaffeeküche. Sollte dies räumlich möglich sein, so kann man es einrichten, dass der Tag mit einem kleinen Stehkaffee beginnt. Man nehme nur die Italiener*innen als Vorbild, die sich oft in der Früh einen Espresso und eine kleine Mehlspeise am Tresen des Lieblingcafés organisieren. Solche Rituale kann man auf die Bürosituation adaptieren.

Sie können auch – sofern es möglich ist – eine kleine Büroyogaeinheit einbauen oder andere lustige Dinge. Der Vorteil: Die meisten haben Ihren Spaß und es können dann alle gemeinsam an die Arbeit gehen und sich konzentrieren. Solche Spiele und Übungen beugen auch der Grüppchenbildung und der „Das-ist-aber-mein-Schreibtisch“-Mentalität vor… U

(8) Vorschläge machen, Themen ansprechen bevor sie eskalieren

Probieren Sie es aus. Setzen Sie „Vorsicht, Rücksicht und Nachsicht“ als Motto für das Leben im Großraumbüro um. Versuchen Sie Störungen vorsichtig anzusprechen und im Team zu lösen. Machen Sie es relativ früh, damit sich Ihr Ärger in Grenzen hält. Zorn ist ein schlechter Berater, denn nur tragfähige Lösungen bringen eine Verbesserung für alle.

Machen Sie Vorschläge, die das Büroklima verbessern und treffen Sie Vereinbarungen. Wir haben es schon am Beispiel “Kopfhörer” gesehen. Wenn “Kopfhörer tragen” als anerkanntes und etabliertes “Bitte nicht stören”-Zeichen in einem Großraumbüro genutzt wird, wird dies zur Verbesserung der Situation beitragen.

Sollten Sie weitere Strategien und Lösungen für das Leben im Großraumbüro haben, posten Sie diese doch einfach in die Kommentare. Wir freuen uns.


Literatur:

  • Wagner, Jessica (2018). Überleben im Großraumbüro. https://ze.tt/so-ueberlebst-du-im-grossraumbuero/
  • Zoidl, Franziska (2016). Das Großraumbüro als “Reise nach Jerusalem”. Interview mit Ewald Stückler. DerStandard https://derstandard.at/2000045162725/Wenn-das-Grossraumbuero-zur-Reise-nach-Jerusalem-wird
  • Mayer, Sabrina (2015). Besprechungsraum vs. Kaffeeküche. Magisterarbeit, Universität Wien. Fakultät für Sozialwissenschaften. Diplomarbeit, Universität Wien.
  • Grosic, Dalila (2015). Der Zusammenhang zwischen verständigungsorientierter interner Unternehmenskommunikation und Arbeitszufriedenheit. Diplomarbeit, Universität Wien.
  • Pastor, Joan (2014). Erfolg für Introvertierte für Dummies. John Wiley & Sons.
  • Holzapfel, Nicola (2010). Der Bürocoach: Die besten Lösungen für Probleme im Job Probleme im Job. Deutscher Taschenbuch.
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