Achten Sie auf die Zeichen… Bürokommunikation einmal anders

Bürokommunikation funktioniert nicht nur verbal – ein Aspekt, der in den meisten Kommunikationsratgebern eher vernachlässigt wird. Neben der expliziten verbalen Kommunikation – sei es in Meetings, via Mail etc. – gibt es auch noch eine paraverbale Ebene, die oft über die Arbeitsplatzgestaltung ihren Ausdruck findet. Gerade in Großraumbüros ist dieses Thema eigentlich sehr wichtig… Eigentlich. Doch lassen Sie mich etwas ausholen.

Trend zu Großraumbüros

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, „shared desks“ respektive Großraumbüros anzubieten. Dies hat vor allem ökonomische Gründe, denn individuelle Büros brauchen mehr Platz und sind teurer. Laut Nikola Holzapfel würden „viele ihrer Mitarbeiter […] allerdings gerne unter anderen Umständen arbeiten. Die Unruhe in Großraumbüros erschwert konzentriertes Arbeiten. Viele sehnen sich nach Rückzugsmöglichkeiten.“ (Holzapfel; Seite 75) Auch Lisa Breit schreibt 2016 in einem Artikel, dass Großraumbüros und Shared Desks nicht das Optimum böten, teilweise sogar krank machen würden. Außerdem sind diese Büros meist ein Einheitsbrei mit wenig Persönlichkeit.

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Nicht alle Großraumbüros sind derartig “luftig” gestaltet…

Reaktion auf Großraumbüros

Unter diesen Bedingungen ist es verständlich, dass wir als Arbeitnehmer*innen das Bedürfnis haben unseren Arbeitsplatz so angenehm wie möglich zu gestalten. Dies passiert meist durch Fotos, Bilder, ein eigenes Häferl, irgendwelche Figuren (in meinem Fall ist es der Gimli aus „Herr der Ringe“) oder andere Gegenstände, die nicht nur unsere Persönlichkeit zum Ausdruck bringen, sondern auch unseren Claim abstecken sollen. Außerdem sind beispielsweise eigene Pflanzen oder große Kopfhörer auch eine Methode den Arbeitsplatz „erträglicher“ zu gestalten – Stichwort Refugium. Die Pflanzen dienen dabei als Sichtschutz und die Kopfhörer sind ein klares Zeichen dafür, dass man Ruhe braucht und ungestört arbeiten möchte.

Was sagt die Firma dazu?

Die Mitarbeiter*innen haben in der Regel die Möglichkeit ihren Arbeitsplatz zu gestalten. Allerdings gibt es Ausnahmen. Es gibt Arbeitsplätze an denen private Fotos und Gegenstände unpassend sind – etwa im direkten Kundenbereich. Allerdings gibt es keine eindeutige Rechtssprechung, die das Aufstellen von eigenen Fotos, Pflanzen und anderen Gegenständen verbietet.

Laut einer karriere.at Umfrage gaben 61 Prozent der Beftragten an, dass der Gradmesser ob “private Gegenstände am Arbeitsplatz passend seien, immer die anderen Kolleg*innen sind. Denn den meisten Vorgesetzten und HR-Kräften ist bewusst: Die persönlichen Gegenstände am Arbeitsplatz dienen nicht nur als Anker für die Mitarbeiter*innen, sie sind oft sogar ein Motivator. Private Gegenstände am Arbeitsplatz komplett zu verbieten, würde eher kontraproduktiv wirken. Dies bestätigen fast alle Artikel und Studien, die ich zu diesem Thema gesichtet habe. Aber nicht nur für die eigene Motivation spielen der lustige Kaffeebecher, die Fotos aus dem letzten Urlaub oder von der Familie eine wichtige Rolle…

Was sind die beliebtesten Gegenstände

2012 startete die Firma Regus, die nach eigenen Aussagen ein weltweiter Anbieter für flexible Bürolösungen ist, unter 20.000 Führungskräften und Unternehmern in über 80 Ländern eine Umfrage zum Thema „wichtige Schreibtisch-Gegenstände“. Die Ergebnisse für Österreich sind folgende: Familienfotos (13%), nützliche Visitenkarten (9%) und inspirierende Kunstgegenstände (7%). Weitere Objekte, die man an vielen Arbeitsplätzen findet, sind laut Umfrage: Landkarten, Globen und Kaffeemaschinen. Allerdings wurde die Umfrage bei Führungskräften und Unternehmern durchgeführt und nicht bei Angestellen.

Offen für Hinweise – oder was will mir dieser Kaffeebecher jetzt wirklich sagen

Für Vorgesetzte, aber auch für neue Mitarbeiter*innen, sind diese „privaten Gegenstände“ ein wertvoller Hinweis in der alltäglichen Kommunikation. Sie verraten einiges über die Mitarbeiter*innen oder die Kolleg*innen. Büros, die mit überproportional vielen persönlichen Gegenständen ausgestattet sind können ein Indikator für die Betriebszugehörigkeit des jeweiligen Mitarbeiters sein. Dies bedeutet nicht immer, dass besonders nüchterne Büros nur von Firmenneulingen benutzt werden. Dennoch ist es ja so, dass das „Besetzen“ von Territorien und das Dekorieren eines persönlichen Arbeitsplatzes ein Prozess ist. Kaum ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin wird sofort alle möglichen Gegenstände von zuhause mitbringen. Dies geschieht nur schrittweise.

Bei mir ist dies Gestalttung des Arbeitsprozesses ein langsamer Prozess: So habe ich in der Vergangenheit die ersten kleinen persönlichen Gegenstände ernst nach einer gewissen Zeit mitgenommen. Abgesehen von meinem eigenen Lieblingskugelschreiber, nehme ich bei einem neuen Job während der Probezeit grundsätzlich keine Gegenstände mit – auch wenn ich ein eigenes Büro oder einen eigenen Schreibtisch habe. Erst langsam nehme ich einige kleinere Gegenstände mit, die offensichtlich nichts mit dem Bürobetrieb zu tun haben.

Auch spielt das Thema Status eine westentliche Rolle. Wer okkupiert welchen Raum? Wer markiert wie sein Territorium? Und wer gibt wie über seine oder ihre Rolle im Unternehmen Auskunft. Das extrem sichtbar positionierte Glas mit Zuckerln und Schokoriegeln bedeutet nicht nur, dass der Besitzer oder die Besitzerin immer etwas zum Naschen braucht, sondern dient auch möglicherweise als Hinweis, dass sich die Person eventuell als Gossip-Zentrale sieht. Frei nach dem Motto: Bürotratsch gegen Schokoriegel.

Arbeitsplatzgestaltung
Herr Müller-Jovanovic hat einen grünen Daumen und das zeigt er auch gerne im Büro.

Übertreiben Sie es nicht…

Ein Zuviel an privaten Gegenständen kann natürlich Kolleg*innen und Vorgesetzte nerven. Auch Kundinnen und Kunden können ein falsches Bild bekommen. Wenn ich bei einem Kundenbesuch in einer KFZ-Werkstatt einen Pin-Up-Kalender sehe, dann empfinde ich das als nicht gerade professionell – egal wie ästhetisch der Kalender gestaltet ist. Gleiches gilt beim Empfang, wenn ich hinter das Empfangspult blicke und etwa eine Kollektion an Figuren aus der Kinderüberraschung erblicke. Wenn dann noch ein flotter Spruch wie „Der Kunde ist König und Könige haben Zeit“ zu lesen ist, dann muss ich aufpassen, nicht in ein bestimmtes Denkschema zu verfallen. Aber die Bürosprüche sind ein eigenes Thema und werden in einem gesonderten Beitrag behandelt.

Wenn private Gegenstände verschwinden

Wenn Sie in einem Kaffeeküchengespräch mitbekommen, dass das Lieblingshäferl eines Kollegen oder einer Kollegin verschwunden ist, sollten Sie Obacht geben – vor allem wenn sich dieser Vorfall wiederholt. Sollte in Meetings Diskussionen aufploppen, dass Kolleg*in XY zu viel Platz mit seinen oder ihren Grünpflanzen verbraucht, auch dann ist zarte Vorsicht angebracht. Auch hier gilt: Wiederholte Diskussionen sind ein Indikator, den man ernst nehmen sollte. Besonders dann wenn es sich immer wieder um die Gegenstände eines bestimmten Kollegen oder einer bestimmten Kollegin handelt, die verschwinden, kaputtgehen etc. Hier könnten Indizien für ein (beginnendes) Mobbing vorliegen. Gerade dann sollten Sie (besonders als Vorgesetzte*r) unbedingt aufpassen, denn Mobbing ist nicht nur Gift für das Team und die Produktivität, sondern kann auch ungemein teuer werden. Vor allem dann, wenn Sie dem Fall nicht nachgehen. Also auch hier gilt: Wehret den Anfängen!

Die privaten Gegenstände am Schreibtisch sind also nicht nur ein netter Ausdruck der Persönlichkeit und genereller Wohlfühlfaktor, sie können auch ein Indikator für viele andere Prozesse sein, die offen wahrscheinlich nie verbalisiert werden würden.

Quellen:


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